Один и тот же контрагент в учётной системе записан как «ООО Ромашка», в CRM как «Ромашка ООО», а в складской программе как «Ромашка (Москва)». Для человека это один клиент. Для отчёта это три разных, и выручка по клиенту будет посчитана неверно. Эту проблему решают справочники нового уровня: MDM и НСИ.
Что такое НСИ и MDM
НСИ (нормативно-справочная информация) это справочники, на которые опираются все процессы: клиенты, контрагенты, товары, номенклатура, подразделения, регионы, единицы измерения.
MDM (Master Data Management, управление мастер-данными) это подход и система, которые обеспечивают единую достоверную версию таких справочников для всей компании. «Мастер-запись» об объекте создаётся и поддерживается в одном месте, а остальные системы получают её оттуда.
К чему приводят разрозненные справочники
- Дубли: один клиент или товар учтён несколько раз.
- Отчёты по клиентам, товарам и регионам неточны, потому что данные нельзя корректно объединить.
- Расхождения между системами: цены, реквизиты и классификаторы отличаются.
- Ручная сверка при каждой выгрузке и каждом новом проекте.
- Проекты хранилища, BI и ИИ упираются в «грязные» справочники.
Из чего состоит MDM
| Компонент | Что делает |
|---|---|
| Единая модель | Описывает, какие атрибуты есть у объекта и какие из них обязательны |
| Поиск и устранение дублей | Находит записи об одном объекте и объединяет их по правилам |
| Правила качества | Проверяют заполнение, формат, допустимые значения |
| Процесс ведения | Определяет, кто создаёт, меняет и утверждает записи |
| Распространение | Передаёт мастер-записи в учётные системы, CRM и хранилище |
| История изменений | Хранит, кто и что менял |
С чего начинать
- Выберите один справочник. Чаще всего это контрагенты или номенклатура: там больше всего боли и видимого эффекта.
- Опишите модель. Какие атрибуты нужны, что обязательно, где источник истины.
- Найдите и объедините дубли. Часть сопоставлений делается автоматически, спорные случаи разбирает ответственный.
- Назначьте владельца. Это человек из бизнеса, а не только ИТ: он отвечает за правила и решает спорные случаи.
- Настройте процесс. Новые записи создаются только по правилам, в одном месте.
- Подключите потребителей. Системы получают справочник из единого источника, а не ведут свой.
- Расширяйте. Следующие справочники добавляйте по тому же шаблону.
Типичные ошибки
- Пытаться навести порядок во всех справочниках сразу.
- Почистить дубли один раз и не изменить процесс создания новых записей.
- Оставить справочник ИТ-службе без владельца из бизнеса.
- Выбрать систему до того, как согласованы модель и правила.
- Не учесть, что часть систем продолжит создавать записи у себя.
Частые вопросы
Нужна ли для MDM отдельная система? Начать можно без неё, с правил и единого справочника в хранилище. Специализированная система нужна, когда справочников много, а процесс ведения сложный.
Как быстро виден эффект? Первый результат заметен после очистки одного справочника: отчёты по нему становятся точнее, а сверка занимает меньше времени.
Как MDM связан с хранилищем данных? Единые справочники делают хранилище надёжнее: объекты из разных систем корректно объединяются по общим ключам.
Что дальше
Как мы выстраиваем единые справочники, описано на странице MDM и НСИ. Правила и ответственность подробно разбираются в разделе Управление данными и качество. Чтобы оценить, в каком состоянии ваши справочники, можно начать с аудита данных или рассказать о задаче.
